Contoh Surat dan Bagian Bagian Penting Surat

Ini dia salah satu cara mengetahui tentang bagian-bagian Surat. Ada beberapa cara penulisan surat dengan baik dan benar yang ditulis artikel kemarin. Dengan demikian, Zona Siswa pada kesempatan kali ini akan mencoba menguraikan tentang Bagian-bagian Surat. Semoga bermanfaat.

Beberapa bagian-bagian surat yang akan saya uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai berikut ini:

  1. Kepala Surat/ Kop Surat

Kop surat atau yang biasa disebut kepala surat, merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Kegunaan atau fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi yang mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Biasanya bagian surat yang pertama ini berisi:

  1. Lambang atau logo dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi
  2. Nama lembaga, perusahaan, instasi , atau bisa juga organisasi,
  3. Alamat lembaga, perusahaan, instasi , atau bisa juga organisasi,
  4. Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal sebagai pemisah antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

  1. Tempat dan Tanggal Surat

Penulisan tempat dan tanggal surat berfungsi untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat. Penulisan tempat biasanya tidak dicantumkan kembali apabila sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Namun bagi surat tidak resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.

Contoh:

Semarang, 10 Januari 2014
Balikpapan, 21 Mei 1990

  1. Nomor Surat

Pada surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Biasanya penulisan nomor surat meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi dari penomoran surat  yaitu :

  1. Untuk memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
  2. Dapat mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
  3. Memudahkan untuk pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
  4. Menunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat

Contoh:
Nomor: 036/PMR/05/01/2019
Nomor: 068/PRMK/03/01/2019

  1. Lampiran

Sebuah lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Lampiran dapat tidak dicantumkan apabila tidak ada berkas atau dokumen yang menyertainya.

  1. Hal

Perihal atau hal ini berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

  1. Alamat Dalam

Dalam surat, terdapat dua alamat yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampulsurat) dan alamatdalam (yang ditulis di dalamsurat). Maksud alamat dalam surat ini merupakan alamat dalam. Penulisan alamat dalam ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :

  1. Pada alamat dalam surat tidak harus ada kata “kepada”. Karena kata “kepada” dirasa berlebihan ketika sudah ada kata “YTH/ yang terhormat”
  2. kata “Yang terhormat” bisa disingkat menjadi “YTH”
  3. Menggunakan kata “Bapak”, “Ibu” atau “Sdr” jika yang dituju adalah seseorang bukan nama Kata “Bapak, Ibu, Sdr” selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
  4. Setiap baris pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda
  5. Lebih lengkap dan lebih bagus, apabila menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju,

Contoh:
Yth. Bapak Mujiono
Kepala Sekolah SMA Islam Karangrejo
Jalan Adipati Kencana
Semarang, 52255

  1. Salam Pembuka

Salam pembuka  berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Penulisan salam pembuka ditulis dengan menggunakan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh:
Assalamualaikum wr.wb,
Salam pramuka,
Dengan hormat,

  1. Isi Surat

Pembuka

Bagian pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pendahuluan atau pengantar terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.

Isi

Bagian surat yang berisi informasi itulah yang disebut alenia isi.

Penutup

Alenia penutup, berisi ucapan terimakasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

  1. Salam Penutup

Kata salam penutup pada surat biasanya menggunakan kata “Hormat saya, Hormat kami, Wassalam”. Sama seperti penulisan pada salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tandakoma.

  1. Tandatangan dan nama jelas pengirim

  2. Tembusan

Tembusan sebagai penunjuk pihak yang berhak mendapatkan surat tersebut.

Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Islam Negeri 02 Semarang
2. Pembina OSIS SMA Islam Negeri 02 Semarang

Letak bagian-bagian surat resmi tersebut bisa berubah, tergantung format atau bentuksurat. Apabila sobat ingin menulis surat yang sifatnya tidak resmi ada beberapa bagian yang dihilangkan seperti, kepalasurat/ kop surat. Agar lebih memahami penjelasan bagian-bagian surat di atas mari kita lihat contoh surat di bawah ini:

Terima kasih sudah berkenan membaca artikel Bagian-bagian Surat di atas. Jika terdapat kesalahan baik dari segi penulisan maupun penjelasan, mohon kritik dan saran yang membangun dari teman teman sekalian. Semoga bermanfaat.^^

Baca juga artikel lainnya

Cara Negosiasi dalam Bisnis

Cerita Sukses Pendiri NET TV

Pendiri Go Jek

Leave a Comment